Comment rester organisé au travail et organiser des projets

16 juin 2021 0 Par Marceline

Que vous ayez des années d’expérience ou que vous entrepreniez votre premier projet, il y a beaucoup à gérer lorsque vous êtes chargé de vous assurer que tout se déroule. Vous avez des clients et des patrons auxquels répondre, un budget à maintenir, une équipe à diriger et un temps limité pour atteindre des objectifs assez difficiles.

Commencez à utiliser un logiciel de gestion de projet

Selon une enquête, seulement 16% des entreprises utilisent un logiciel de gestion de projet approprié. Aussi, les équipes qui ont adopté un logiciel de gestion de projet l’identifient comme l’outil le plus efficace pour une communication d’équipe efficace.
De nombreuses équipes utilisent encore des feuilles de calcul pour la gestion de projet, et cela les paralyse. Les feuilles de calcul ne peuvent pas suivre le temps ou les tâches, elles ne vous permettent pas de personnaliser votre méthodologie de gestion de projet, et collaborer sur des feuilles de calcul est une douleur horrible.
En revanche, le bon logiciel de gestion de projet ou de type bloc-notes des organisations vous permettra de faire toutes ces choses et plus encore, en temps réel, sur plusieurs appareils, de n’importe où dans le monde.

Créez un plan de projet

La première étape pour rester organisé est de s’organiser. Il peut être tentant d’aller de l’avant, avec l’intention d’organiser les choses au fur et à mesure, mais une bonne planification est essentielle. Pour jeter les bases d’un projet organisé et réussi, investissez le temps nécessaire dans l’élaboration d’un bon plan de projet.
Un plan de projet, selon le Project Management Institute, est «le document qui décrit comment le projet sera exécuté, surveillé, contrôlé et clôturé». Un plan de projet complet offre une excellente feuille de route pour l’ensemble de votre projet.
Il décrit les objectifs et la portée de votre projet et sert de point de référence officiel pour,

  • budget
  • chronologie du projet
  • rôles et responsabilités des membres de l’équipe
  • buts et objectifs du projet
  • les livrables du projet
  • calendrier du projet.

Créez un calendrier de projet

Il y a beaucoup de chevauchement entre un plan de projet et un calendrier de projet. Le calendrier du projet est une partie importante du plan et incorpore les informations du budget, des objectifs et des produits livrables en plus du calendrier.
En prenant toutes les informations recueillies lors de l’élaboration de votre plan de projet, identifiez toutes les activités nécessaires à la réalisation de votre projet. Dans le cas de projets complexes, il peut être utile d’organiser ces tâches sous la forme d’une structure de répartition du travail d’un graphique visualisant les tâches et leurs sous-tâches.
Une fois que vous avez répertorié toutes les activités, déterminez les dépendances entre elles (quelles sont les conditions préalables à d’autres étapes), puis séquencez-les en conséquence. À ce stade, vous pouvez estimer le temps et les ressources nécessaires pour chaque activité et confirmer que votre budget et votre calendrier sont adéquats.

Définir les priorités

Une liste de tâches ordonnée sans priorités ne sert à rien. Nous accordons souvent moins d’attention à la priorisation et finissons par consacrer beaucoup de temps, d’efforts et de ressources qui sont de peu d’importance. Vous devez définir ce qui est important et urgent pour vous, votre équipe et votre organisation en hiérarchisant les tâches du projet. Lorsque les éléments d’action ne sont pas priorisés, cela donnera l’illusion que tout est important et que votre équipe combattra les incendies.